Nedavno sam naišao na jedan blog post, točnije seriju postova koji obrađuju temu pisanja i slanja objava za medije. Inspiriran istima odlučio sam napraviti mali orijentacijski post koji će nekima dati opće smjernice kako pisati i slati objavu za medije. Pritom sam se posvetio distribuciji e-mailom kao najraširenijim načinom slanja obavijesti za javnost i medije. Istu možete slati i na razne servise koji će dalje distribuirati vašu obavijest, no principi nastanka iste su uvijek isti.

E-mail adresa i naslov poruke

Dva bitna elementa objave za medije koju šaljemo putem e-maila su adresa pošiljatelja i naslov poruke. Razlog tome je što su to prve dvije informacije koje čitatelj vidi u svom sandučiću. Slanje poruke s neke generičke adrese tipa xxx_234@hotmail.com nije jednako kao i slanje sa info@nekadomena.hr, dakle te dvije adrese svakako različito djeluju na čitatelja.
Naslov poruke je još bitnija stavka. Bitno je da nije prevelik te da uredno stane u jedan potpuni redak i na manjim ekranima, a s druge strane nije poželjno da bude kratak ili da sadrži skraćenice jer, osim što možda i neće pobuditi interes za čitanjem, bude obilježen kao spam poruka. Recimo naslov tipa “Recenzija novog proizvoda na našim stranicama” je jedan klasična primjer dobrog naslova poruke.

E-mail adresa pošiljatelja – povratna email adresa

Kako sam i naveo u prethodnom odlomku adresa pošiljatelja je dosta bitan detalj. Pošto je to prva informacija koju čitatelj primjećuje bitno je da bude jasno i glasno navedeno tko ste i odakle ste. Ako šaljete priopćenje u ime neke tvrtke šaljite ga kao službena osoba te tvrtke, kako sam i naveo, info@nekadomena.hr, ako ga šaljete kao individua, onda neka jasno bude istaknuto vaše ime i prezime. Ovdje se radi o službenoj korespondenciji i sasvim je suludo i neozbiljno skrivati se iza pseudonima, nadimka ili kratica. Na kraju krajeva s vremenom će ljudi i mediji prepoznati vas pošiljatelja i ako ste zanimljivi vaše objave će uvijek biti pročitani.

Sadržaj poruke / objave za medije

Duljina poruke neka ide do maksimalno dva “skrola” stranice. Ljudi koji prate objave za medije dnevno pročitaju veliki broj poruka i oni jednostavno nemaju vremena više od minute za čitanje vaše poruke, stoga je nerijetko da će oni osim prve stranice/ekrana pročitati i drugi ekran, a sve što je dulje od toga vjerojatno neće biti pročitano. Stoga budite kratki i budite egzaktni što je više moguće.

Četiri odlomka/paragrafa sadržaja su sasvim dovoljna. S time da u prvom odlomku jasno objasnite o čemu se ovdje radi i o čemu vi to pišete. U drugom odlomku dajte malo kredibiliteta vašem subjektu/objektu poruke spominjući reference, uspjehe i slično. U trećem odlomku kratko objasnite kako će vaš subjekt/objekt pomoći, olakšati, trebati čitatelju poruke ili čitatelju tog medija. Četvrti odlomak neka bude završni odlomak u obliku vrlo kratke recenzije subjekta/objekta, a ujedno i poziv na akciju čitatelja.

Za trenutnu objavu?

Objasnite čitatelju kada želite da se ide u objavu. Obično instrukcija u obliku “Za trenutnu objavu” bude uključena negdje u zaglavlju ili podnožju poruke/objave. Sama instrukcija govori za sebe, želimo da se ide u trenutnu objavu. Isto tako ne zaboravite ostaviti kontakt podatke ukoliko se novinar ili webmaster želi više informirati o samom subjektu/objektu.

Slanje objave za medije

Prije samog slanja poruke ima par detalja na koje trebamo obratiti pažnju. Prvo što moramo primijetiti je lista primatelja. Ako u polje “To:” ili “Prima:” kopiramo sve e-mail adrese na koje želimo poslati primatelji će prvo vidjeti pola, ako ne i cijelu, stranicu popisa adresa svih kojima šaljemo. Da bi to izbjegli postoji nekoliko rješenja. Klijent ili servis za slanje e-mail poruke vjerojatno ima opciju “group” ili “grupa” odnosno “distribution list” koja nam omogućava da u nju stavimo sve email adrese na koje šaljemo s time da će primatelji dobiti jedno jedinstveno zaglavlje u kojem će u polju “To:” odnosno, “Prima:” biti naziv grupe ili liste. Alternativa tome je da u polje “Prima:” upišemo vlastitu e-mail adresu, a sve ostale stavljamo u polje “BCC” (Blind Carbon Copy). U tom slučaju primatelji će vidjeti da smo slali poruku samome sebi, odnosno, na jednu e-mail adresu.

Prilikom slanja objave za medije najveća greška koju možete napraviti je da objavu stavite kao prilog, odnosno, attachment u poruku. Prilozi kao takvi nisu prikladni za to jer su obično veliki i teški, dugo se otvaraju i vrlo često mogu biti nositelji virusa. Velika je šansa da vaš email završi u kanti za smeće bez da bude uopće otvoren od strane čitatelja/primatelja. Dakle copy/paste metoda je idealna.

Testiranje

Vrlo je bitno da objavu prije slanja pošaljete samome sebi. Vjerojatno će te biti iznenađeni kako će ta objava izgledati, barem one na samom početku vaše karijere. Možda ste zaboravili potpis, možda vam je tekst krivo oblikovan, a možda se potkrao i koji tipfeler. Dakle, uzmite si još 5 minuta vremena i provjerite istu prije slanja.